Todas as organizações possuem uma forma de gestão, dotada de práticas realizadas por seus membros. Essas práticas são partes da cultura organizacional da empresa, que possuem seus valores próprios, costumes e rituais. Quando a empresa realiza um gerenciamento da rotina ela desenvolve as melhores práticas para serem adotadas por toda a equipe o que passa a fazer parte da cultura da empresa.
Metodologias utilizadas pelo gerenciamento da rotina e gestão da informação contribuem para o desenvolvimento de uma equipe orientada para os resultados, tornando os processos mais eficientes.
Como o gerenciamento da rotina influencia a cultura organizacional?
O gerenciamento da rotina nas organizações promove tanto um alinhamento entre os colaboradores, quanto agilidade e eficiência na execução das atividades das organizações. Todas as empresas possuem sua cultura, seus costumes e modo de pensar e precisam compartilhar isso, modelando o comportamento de seus colaboradores.
Sendo assim, a implantação do gerenciamento da rotina na organização passa a ser considerada um componente da cultura, garantindo os melhores resultados, onde a equipe compartilha as crenças e valores da organização proporcionando um crescimento alinhado aos objetivos da empresa.
Gerenciamento de Rotina está ligado a ações para se incrementar a criatividade dos colaboradores, após apontamento da necessidade de se retirar de uma zona de conforto para alcance de metas pré-estabelecidas.
O gerenciamento da rotina apresenta métodos que podem ser utilizados por organizações em busca da melhoria contínua. Campos (1996) apresenta o método do PDCA para o gerenciamento de todas as atividades. O PDCA é um método de controle de processos, sendo que um plano de ação poderá ser constituído para planejar a forma com que será desempenhada determinada atividade com base em metas definindo as ferramentas utilizadas. O gerenciamento da rotina apresenta mecanismos que as empresas poderão utilizar para desenvolver uma padronização de processos e atividades. Dentro do processo de gerenciamento da rotina, uma ferramenta que fortalece os principais métodos utilizados nesta implementação, fazendo com que os resultados esperados sejam alcançados, é a padronização das atividades, métodos e processos utilizados por toda a organização.
Para que as organizações tenham seus processos sendo realizados de forma homogênea e assim possível de se gerenciar, um dos métodos utilizados está ligado a padronização das atividades. Assim, após definição correta dos fluxos dos processos se escrevem como eles devem ser conduzidos. Após os procedimentos escritos e validados, as organizações devem capacitar os envolvidos e conscientizá-los da importância das ações equalizadas dos processos, após essa etapa, métodos de controle e monitoramentos são implementados para que se possa gerir e tratar os dados para realizar as tomadas de decisões de forma assertivas baseadas em informações dos processos, os resultados não alcançados devem ser tratados em planos de ação para correção de desvios até que a performance seja a esperada.
Compreende-se que a padronização proporciona agilidade no tempo gasto desempenhando as atividades, onde os colaboradores percebem melhor a importância de sua atividade, e de suas etapas no processo e conhece a função de cada unidade da empresa. A padronização também garante a eficiência quando entra um novo colaborador que terá maior facilidade em entender sua função, seguir um padrão e receber um treinamento, mantendo toda a equipe alinhada.
Na execução de qualquer novo método de trabalho, para verificar se o desempenho está adequado e se a equipe está atingindo as metas pré-estabelecidas, é preciso controlar esses métodos e assim analisar os resultados. Drucker (2002) afirma que todos os processos de trabalho precisam ter seus controles e que o que será controlado é o processo de trabalho e não o trabalhador. O controle auxilia no desenvolvimento do processo e na obediência aos padrões existentes. Sendo o trabalho executado dentro dos padrões prefixados, o processo está sob controle e não serão necessárias providências.
Para Robbins (2000) o controle é a monitoração das atividades garantindo que as mesmas estão acontecendo de acordo com o planejado, corrigindo quaisquer desvios importantes, sendo o primeiro passo para isso medir.
Desse modo, é perceptível o quanto o controle garante que as atividades estão sendo realizadas de acordo com as metas determinadas. Verifica-se, assim, onde está gerando resultados positivos sendo os mesmos mantidos, e onde estão ocorrendo às falhas, que deverão ser corrigidas. Entende-se que caso o controle verifique falhas nos métodos de gerenciamento da rotina, medidas deverão ser tomadas. O controle é uma ferramenta para o diagnóstico da situação do processo de trabalho. Por isso, geralmente, o controle é utilizado onde existem as maiores anomalias.
Processo de mudança e a importância da comunicação
Colocar em prática a utilização do gerenciamento da rotina apresentando novos métodos e ferramentas aos colaboradores não é uma tarefa fácil. Principalmente porque geralmente, os indivíduos não gostam de alterações e preferem manter-se na zona de conforto.
Percebe-se assim, que a comunicação eficaz é essencial no momento de inserir qualquer nova atividade, processo ou método na organização. É a comunicação que irá apresentar aos colaboradores a novidade, por isso é preciso analisar e verificar sempre, as melhores ferramentas para realizar este processo.
Cultura Organizacional
Qualquer ser, seja indivíduo, organização ou até mesmo uma região geográfica, possuem seus costumes típicos do ambiente ao qual estão inseridos. Tais elementos possuem valores e uma maneira de pensar e agir diante de situações, que contribuem para a construção do que se chama cultura organizacional.
Dentro da análise organizacional, a cultura atua por meio de suas práticas rotineiras que promovem a manutenção dos costumes e valores desejados pela instituição. Ressalta-se a importância do papel do líder na formação da cultura organizacional, sendo o mesmo responsável por instituir os primeiros hábitos, valores e crenças. Compreende-se ainda, a necessidade de uma cultura flexível, mais que garanta que os principais objetivos serão alcançados.
Empresas que adotam o gerenciamento de Rotina para gestão de seus processos, conseguem monitorar seus processo, identificar e tratar os desvios e gerir a performance dos processos e equipes.
Referência: https://adiminstradores.com.br , Notas pessoais do Autor
