O quão importante é, para a sua empresa, avaliar seus fornecedores? Se você parou para refletir e ainda não encontrou uma resposta, tenha certeza que sua fábrica corre sérios riscos de produzir itens de qualidade duvidosa.
A certificação, ou qualificação de fornecedores é essencial para qualquer indústria que pretende alcançar excelentes níveis de qualidade em seus produtos. Pense em algo que você consome diariamente e que, para você, possui um padrão ótimo. Sim, esse produto foi produzido por matérias primas compradas de fornecedores rigorosamente avaliados e que colaboraram para que ele chegasse até você com a qualidade que tanto buscou no momento da compra.
Não é somente o preço que conta . Para obter a excelência em sua indústria, leve em consideração a máxima “O barato sai caro”. Evite que suas matérias primas sejam compradas por fornecedores desqualificados e de baixo padrão de qualidade. A utilização de materiais que estão aquém das especificações mínimas necessárias é catastrófica para o nome da empresa, que pode ficar manchado no mercado por conta desse descuido.
Conheça alguns passos que vão te ajudar na qualificação dos fornecedores:
1. Identifique as matérias primas e a quais fornecedores pertencem
Este primeiro passo requer que sejam levantadas todas as matérias primas que sua fábrica utiliza, e que elas sejam relacionadas, cada uma, a seus respectivos fornecedores.
Esse trabalho pode (e deve) ser feito através da análise das listas de materiais configuradas para os produtos fabricados pela sua empresa.
Veja mais: 8 motivos para sua indústria investir na configuração da Lista de Materiais
2. Identifique todas as características de inspeção
Esta é a etapa mais importante. Ao relacionarmos todas as características de inspeção, nós estamos identificando quais são os aspectos que serão analisados no momento em que recebemos as matérias-primas dos nossos fornecedores.
Neste momento, é importantíssimo a colaboração da equipe de desenvolvimento de produto e da equipe de qualidade da empresa. Apenas estes dois setores podem transcrever todos os testes que os produtos deverão sofrer antes de serem utilizados na produção. São alguns exemplos que podem figurar nesse levantamento inicial, características como:
largura
espessura
comprimento
densidade
gramatura
viscosidade
PH
dureza
3. Configure o plano de inspeção
Assim como os produtos fabricados possuem seu plano de inspeção, para qualificarmos nossos fornecedores também precisamos especificar um plano de inspeção para as matérias-primas.
Nesse plano de inspeção, relacionamos as características de inspeção identificadas no primeiro passo com as matérias primas, e informamos os valores desejados para cada combinação característica x produto.
Veja mais: Configurando um Plano de Inspeção ideal para a sua fábrica em 4 passos
4. Registre todas as notas de entrada
As notas de entrada são as notas ficais de compra de matéria prima. Nestas notas, estão contidas as informações do fornecedor, os produtos entregues e suas respectivas quantidades.
Sem esse registro, não conseguimos vincular um determinado lote de inspeção a um recebimento e, consequentemente, a um fornecedor. Todas as notas de compra de matéria-prima devem ser cadastradas no sistema com a finalidade de fornecer informações para o setor de qualidade, como quais produtos – e fornecedores – deverão ser inspecionados.
Veja mais: Como emitir nota fiscal de importação para a sua indústria
5. Registre todos os resultados de inspeção
Com as notas de compra de matéria prima registradas e o plano de inspeção de cada produto já configurado, resta ao setor de qualidade realizar os devidos procedimentos e informar os resultados de inspeção obtidos.
Importante ressaltar que, no plano de inspeção deve estar claramente identificado o valor desejado de cada característica, para que no momento em que a inspeção for feita, a análise de conformidade seja feita de forma assertiva.
6. Avalie os resultados
Com os resultados já registrados, agora cabe à empresa analisar cada fornecedor pelo nível de conformidade obtida em cada característica avaliada no plano de inspeção de suas matérias-primas. Esta é uma etapa um pouco mais demorada, pois requer um bom levantamento de dados para que haja confiança nos valores encontrados. Em uma empresa que nunca tenha realizado tal qualificação de seus fornecedores, dependendo do seu giro de estoque, pode ser que leve bastante tempo para que todos os fornecedores de todas as matérias primas tenham sido minimamente testados e qualificados por cada entrada de material na fábrica.
Neste momento, então, pode ser criado um ranking com os fornecedores que menos apresentaram irregularidades em seus produtos, caracterizando-os como preferenciais para novas compras.
7. Altere a classe de Skip Lot dos fornecedores através dos resultados obtidos
A classe de Skip Lot é um certificado de confiança que a sua empresa confere aos seus fornecedores. Ela representa o “último passo” para você avaliar os seus fornecedores. Idealmente, para uma empresa que nunca realizou inspeções na entrada de suas matérias primas, cada recebimento representa uma inspeção.
Porém, com a análise de dados obtidas pelo registro dos resultados de inspeção, é natural que um ou mais fornecedores sejam tão bem avaliados que você não precise pontuar cada compra realizada com ele, ou, em casos mais extremos, que nenhuma inspeção seja feita para recebimento de compras de um determinado fornecedor. Essa última situação não é possível para alguns segmentos da Indústria, onde são requeridas inspeções de todo material recebido de qualquer fornecedor.
Para as empresas que não são obrigadas a fazer inspeções em todo insumo adquirido, a Classe de Skip Lot identifica a frequência com que o fornecedor será avaliado. Segue um exemplo para melhor compreensão:
Classificação Frequência de inspeção
A 1 em 5 recebimentos
B 1 em 3 recebimentos
C 1 em 2 recebimentos
D 1 em 1 recebimentos
Porém, não existe uma classificação de Skip Lot única, padronizada. Cada empresa é livre para criar as classes e frequências que julgar necessárias.
Fonte: Celso Monteiro (Nomus – Blog Industrial) publicado em 25/02/2016
