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COMO O LEAN SE APLICA AOS PROCESSOS LOGÍSTICOS?

COMO O LEAN SE APLICA AOS PROCESSOS LOGÍSTICOS?

Lean na Logística

O termo “lean” vem do inglês e significa, em tradução livre, “enxuto”. Dentro da realidade dos negócios diversos, uma metodologia lean está voltada para o uso otimizado de recursos.

Com a logística não é diferente. O conceito de lean logistics está relacionado ao fato de criar um processo logístico que seja adequado para o cliente e, principalmente, que evite o desperdício a todo custo.

É o caso, por exemplo, de evitar que a logística tenha etapas demais, o que poderia comprometer o tempo usado e a quantidade de dinheiro necessária para que o produto chegue ao cliente final.

Esse processo é adaptado da metodologia lean de produção, adotada inicialmente pela Toyota. Nesse caso, a montadora sempre se focou em evitar o desperdício na produção e garantir o máximo de otimização em busca de competitividade. No processo de lean logistics, o mesmo princípio é aplicado aos processos logísticos internos e externos de modo a melhorar a atuação do negócio.

Como resultado, há um ganho relativo à competitividade do negócio não somente pela potencial redução de custos, mas também por haver um ganho de eficiência. Sendo mais enxuta, é mais fácil administrá-la adequadamente, o que leva a resultados mais positivos.

MVP, O PRODUTO VIÁVEL MÍNIMO

MVP é a sigla para minimum viable product ou produto viável mínimo. Ele consiste no menor produto funcional a respeito de um determinado processo e que é capaz de entregar os resultados esperados com baixo custo.

Uma empresa que desenvolve softwares e soluções tecnológicas, por exemplo, pode ter como MVP uma plataforma de funções reduzidas ou até mesmo um vídeo explicativo a respeito do uso do produto.

No geral, o MVP corresponde a uma ferramenta de aprendizado para o negócio, já que é possível monitorar resultados de modo que eles mostrem um pouco a real situação do negócio em determinado sentido. Se o MVP falha, é possível que o processo “completo” também não funcione.

No caso de lean logistics, o MVP é ainda mais importante. Ele pode servir como uma espécie de termômetro para diversas atividades que serão desenvolvidas em busca da otimização de recursos.

É o caso, por exemplo, de criar um sistema de entrega que esteja de acordo com as necessidades dos clientes. Ele não precisa fazer parte de todas as entregas do negócio e pode ser adotado de maneira experimental, como para um grupo de controle. Com isso, a gestão passa a ter um ciclo de feedback a respeito desse tipo de entrega para saber se é algo que funciona ou não.

O uso do MVP no lean logistics é especialmente importante porque é uma forma de fazer testes e validar abordagens antes que eles sejam implantados de maneira mais ampla. Graças a isso, evita-se o uso excessivo de recursos para fazer transformações que não gerem exatamente os benefícios desejados.

É importante ter em mente que o MVP não consiste em criar um processo totalmente barato ou completo logo em seus primeiros esforços. O seu objetivo principal consiste em se tornar uma ferramenta de aprendizado, em que é possível planejar a logística do negócio baseando-se em feedbacks e resultados de atuação.

A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO LOGÍSTICO

Por falar nisso, o planejamento logístico é uma atitude especialmente necessária na realidade do negócio que deseja aplicar lean logistics da maneira adequada. É somente com o planejamento que é possível identificar restrições e pontos a serem melhorados, assim como o uso de novas alternativas.

Para que esse planejamento seja feito da maneira correta, importante haver um melhor entendimento considerando um diagnóstico preciso sobre as principais necessidades precedido de etapas de analises, sendo algumas:

Mapeamento de processos logísticos

O mapeamento de processos logísticos permite que se tenha mais visibilidade sobre o que acontece dentro dessa parte do negócio. Por meio dessa identificação dá para conhecer quais são as atividades que desperdiçam recursos e como elas podem ser melhoradas.

Mais do que isso, um mapeamento adequado permite a identificação de quais etapas devem ser suprimidas para melhorar o fluxo da cadeia de suprimentos. A partir disso, começa-se a colocar em prática a lean logistics.

Identificação das necessidades do público

Em seguida, é preciso pensar em quais são as necessidades dos clientes, já que a logística lean é orientada para oferecer valor para quem consome. Nesse caso, é preciso fazer uma análise completa e relevante de quais são as principais necessidades do público consumidor do ponto de vista do prazo, da qualidade de entrega e de outros fatores.

Isso servirá para orientar a definição dos próximos passos de modo que seja usada a menor quantidade de recursos possível para gerar a qualidade desejada.

Seleção de estrutura

Em seguida é preciso pensar do ponto de vista da estrutura. Nesse momento, é muito importante identificar quais são as ferramentas que vão ajudar o negócio a chegar ao resultado pretendido mais rapidamente.

É o caso de fazer a integração de softwares para um controle logístico mais apurado, investir em um sistema de controle de frotas, de controles de transporte (TMS) e/ou de estoque (WMS) e assim por diante.

Também é nesse momento que são selecionados quais parceiros ajudarão a empresa nesse processo e como essa relação vai acontecer. Se a empresa escolhe uma transportadora para a sua logística, por exemplo, é necessário estabelecer um acordo de níveis de serviço (SLA) para garantir a obtenção de resultados.

Definição de processos

O próximo passo consiste na definição de quais processos vão fazer parte da logística. A partir do mapeamento inicial é possível identificar quais processos são mantidos, quais são eliminados e quais são modificados, otimizados ou incluídos.

A partir do conhecimento da localização do Centro de Distribuição Logístico, por exemplo, a empresa pode definir que algumas entregas partem diretamente de lá, enquanto outras fazem uma rota diferente dependendo do destino final.

Planejamento de rotas, definição de datas de saída a partir da emissão dos pedidos e definição de modais a serem usados são algumas das decisões tomadas nesse momento. O objetivo é sempre criar processos que sejam menos custosos e igualmente efetivos.

Estabelecimento de métricas

Uma vez que seja elaborado, o planejamento logístico ainda precisa ser acompanhado de perto. Isso garante que ele possa ser modificado conforme surjam novas necessidades, além de ter a sua eficácia conhecida.

Para que isso seja possível exige-se o estabelecimento de métricas relevantes. Com essa definição feita de maneira antecipada, é possível garantir que a gestão faça um acompanhamento contínuo dos pontos de interesse do planejamento, identificado a assertividade de ações e novas possibilidades de otimização. Como lean é um processo constante, esses indicadores ajudam nessa questão

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OS PRINCÍPIOS DA MANUFATURA ENXUTA

A manufatura enxuta é baseada nos seguintes princípios básicos:

Geração de valor para o cliente

Não é a empresa que define o valor de determinada atividade, mas, sim, o cliente. É baseando-se nas necessidades do cliente e no fluxo de demanda que é possível determinar o que tem valor e o que não tem dentro de um negócio.

Em termos aplicados à prática, isso consiste em oferecer o que o cliente precisa na hora em que ele deseja e da forma que seja mais conveniente, dentro das possibilidades do negócio.

Constituição de fluxo contínuo

Um processo com muitas interrupções é sinônimo de desperdícios de recursos como tempo e dinheiro. As paradas e retomadas de processo criam uma situação interruptiva e que ter performance menos vantajosa.

Sendo assim, a manufatura lean também se baseia na continuidade como forma de conseguir melhores índices de produtividade. Nesse sentido, o planejamento é muito importante para aliar demanda à disponibilidade de recursos de forma a ser capaz de atender ao cliente de maneira praticamente imediata.

Inversão do fluxo de valor

Por ser orientada para o cliente, a manufatura enxuta também se baseia na inversão do fluxo de valor. Nesse sentido, quem manda agora é o cliente, que define quando haverá a produção ou não.

Esse princípio é muito importante porque reduz a necessidade de estoque. Como a produção e a oferta acontece de acordo com a necessidade do cliente, não é necessário forçar a eliminação de estoques nem fazer um grande acúmulo de produtos pensando em demandas que ainda não se concretizaram.

Busca da melhoria contínua

A manufatura lean busca a constante melhora de seus parâmetros, como a identificação de processos que, após um período, gerem um valor diferente. A partir disso, é possível incluir, eliminar ou modificar etapas em busca de uma configuração mais adequada para determinado período.

O objetivo deve ser o de reduzir continuamente os desperdícios, já que idealmente o resultado desejado é de desperdício zero.

Sendo assim, todos esses princípios podem ser aplicados dentro de um conceito de lean logistics. Com isso, a cadeia de suprimentos se torna mais enxuta e mais assertiva.

Outras questões que podem ser igualmente aplicadas consistem na orientação bottom-up, ou seja, contando com a colaboração e com o engajamento dos colaboradores, a diminuição do tempo de espera e a redução de processos que ocorrem fora do esperado.

ESTOQUE É EQUIVALENTE AO CUSTO

Dentro da mentalidade lean, o estoque é considerado um custo para o negócio. Numa abordagem genérica, o estoque ocupa espaço, demanda tempo de gerenciamento e também imobiliza capital. Com isso, quanto maior ele é, maior tende a ser o desperdício.

Além disso, um estoque grande por si só não tem a ver com a inversão do fluxo de valor tão priorizada pelo lean thinking. Se a empresa decide focar em atender rapidamente às necessidades do cliente, há menos produtos em estoque e mais que chegam às mãos do consumidor final.

Porém, a redução do estoque não pode acontecer prioritariamente mediante promoções e queimas em geral, já que isso também inverte o fluxo de valor. Em vez disso, uma lean logistics do ponto de vista do estoque começa com uma etapa adequada de compras ou manufatura. Baseando-se em projeções de vendas e resultados passados, as compras ou a produção são feitas de modo a criar um estoque não seja excessivo. A gestão da demanda é parte essencial nesse processo, pois quanto mais próximo do entendimento real da necessidade chegarmos, mais assertivos seremos para dimensionamento do estoque necessário.

Quanto à administração, é preciso pensar em métricas de acompanhamento para monitorar o giro de estoque e avaliar como anda a entrada e a saída de produtos.

Para que tudo funcione, a empresa precisa encarar o estoque como uma fonte de custo e não como uma fonte de renda. Sendo assim, o uso de um software ajuda na avaliação de inventário e de informações, além de que a segurança precisa evitar a saída ou entrada não autorizada de itens.

No geral, o objetivo deve ser o de aumentar os giros de estoque, que significam a substituição total do estoque por uma nova reposição devido às vendas. Quanto mais o estoque gira, melhores são os indicativos de que não há excessos e de que o negócio está tendo seu fluxo de valor puxado pelos clientes.

LUCRATIVIDADE COMO OBJETIVO

O grande objetivo da lean logistics — e da mentalidade lean, de uma maneira geral — é obter a lucratividade. O motivo é simples: quanto menos desperdícios há, menores são os gastos envolvidos. Assim, a empresa se torna mais lucrativa e, com isso, consegue fazer novos investimentos.

Porém, a questão da lucratividade vai além da redução dos desperdícios e também se relaciona com a geração de valor. Um negócio que use lean logistics consegue fazer com que o produto certo chegue mais rapidamente e com mais qualidade às mãos do consumidor final.

Isso gera uma experiência positiva que leva a uma percepção de maior valor sobre o negócio. Como resultado, há um fortalecimento da imagem e da reputação do negócio, o que colabora para gerar um posicionamento mais adequado de mercado.

O destaque positivo da empresa que adota o lean logistics permite que ela atraia mais clientes, gere mais vendas e, com isso, se torne mais lucrativa de maneira contínua.

Outro ponto é que, com mais vendas e menos gastos gerados por desperdícios, a empresa pode investir em ferramentas e processos que levem à melhoria cada vez maior. Isso faz com que, de certo modo, o ganho em lucratividade gere cada vez mais lucratividade.

Com isso, a adoção dessa metodologia não tem caráter apenas pontual, mas, sim, de gerar melhora nos lucros de maneira contínua. Esse resultado faz com que a empresa se torne mais competitiva, o que era o objetivo original de quando essa mentalidade foi aplicada.

Porém, ainda que a lucratividade seja um objetivo, ela não a única ótica para a qual a empresa olha ao adotar essa metodologia. O ganho em qualidade e em atendimento ao cliente também são muito importantes e subsidiam, de certa maneira, a melhora nos lucros.

INDICADORES DE PERFORMANCE PARA ACOMPANHAR

Um processo de lean logistics, como visto, precisa ser acompanhado de perto para que a gestão tenha sempre em mente quais são os resultados alcançados pela metodologia.

Para que isso seja possível, a definição e o acompanhamento de indicadores de performance são especialmente recomendados, já que garantem que haja mais visibilidade sobre os resultados.

Dentro da mentalidade lean, alguns indicadores importantes incluem:

Tempo médio de entrega

O tempo médio de entrega é obtido pela seguinte fórmula:

Tempo médio de entrega = tempo gasto em todas as entregas ÷ número de entregas

Basicamente, ele indica quanto tempo a empresa demora, em média, para fazer com que um produto chegue às mãos do cliente. Ele é um indicador apenas quantitativo, já que não indica a distância percorrida, mas serve para que a gestão identifique se existe um tempo excessivo sendo usado.

Dentro da mentalidade lean, o ideal é que o TME seja tão menor quanto possível, já que indica a constituição de um fluxo contínuo adequado para a metodologia.

Tempo de ciclo de pedido

A entrega, porém, é apenas uma das etapas logísticas, já que há outras questões envolvidas como faturamento de pedidos e movimentações internas. Com isso, um tempo médio de entrega pode ser baixo, mas se as outras etapas forem lentas, a logística está desperdiçando recursos.

Por isso calcula-se o tempo de ciclo de pedido. Ele é dado pela simples fórmula:

Tempo de ciclo de pedido = (data/hora de entrega ao cliente) – (data/hora do recebimento do pedido)

Fazer essa análise vai mostrar se o negócio é realmente eficiente em ter um fluxo contínuo de rápido atendimento às necessidades do cliente. O ideal é que o tempo de ciclo seja o menor possível, de modo que ele possa ser diminuído continuamente.

Taxa de erros de entrega

Os erros de entrega significam desperdícios de recursos, de tempo e também de oportunidades, já que gera uma visão mais negativa sobre o negócio, de maneira geral. Para calculá-lo, a fórmula é dada por:

Taxa de erros de entrega = (número de pedidos com erros ÷ total de entregas) × 100%

O valor pode variar de 0 a 100%, sendo um valor nulo considerado o ideal. Quanto maior é a taxa de erros, maiores são os indicativos de que o processo logístico não foi devidamente planejado, o que exige uma abordagem mais incisiva em busca de uma performance melhor.

Por outro lado, ao diminuir essa taxa de 100 é possível encontrar a taxa de pedidos perfeitos. Imaginando que a taxa de erros de entrega seja de 37,5%, o número de pedidos perfeitos será de 63,5%.

Giro de estoque

Já que o estoque é um custo dentro da mentalidade lean logistics e que o giro é importante, calculá-lo de maneira adequada é possível por meio da seguinte fórmula:

Giro de estoque = custo total dos produtos vendidos ÷ valor médio dos estoques

Nesse caso, usar o valor médio dos estoques evita que somente um valor pontual seja considerado, enquanto usar o custo total dos produtos vendidos diminui a incidência da flutuação de preços de mercado.

Um giro maior indica 2 coisas: que os produtos têm boa aceitação no mercado e que o estoque não está superdimensionado. Com isso, um número mais elevado indica aderência à mentalidade lean.

Vazão da cadeia de valor

Outra métrica relevante para a lean logistics é a vazão da cadeia de valor. Basicamente, ela indica qual é a capacidade de entrega que a cadeia possui dentro de um determinado período de tempo. No caso da logística, a fórmula é dada por:

Vazão da cadeia de valor = número de pedidos entregues ÷ período de tempo observado

Para uma vazão diária é possível dividir o número de pedidos pelo total de dias dentro do período, como 1 semana ou 1 mês. Uma vazão de hora é obtida pela divisão relacionada a uma carga horária diária e assim por diante. Com isso, dá para entender melhor quais são os momentos mais produtivos/eficientes da logística.

Esse tipo de medição é muito importante, pois auxilia aos gestores a entenderem a sua capacidade de atendimento (capacidade de produção) disponível para que possa, no futuro, entender se a estrutura é adequada ou não para suporte nas operações. Deixaremos de lado, nesse momento, análise mais específicas de outros conceitos, tais como takt time e análise de capacidade direta.

AVALIANDO RESULTADOS E OTIMIZANDO PROCESSOS

A partir da definição de métricas é necessário realizar uma avaliação dos resultados. Dentro da mentalidade lean, sempre há o que ser melhorado, ainda que em parâmetros bem finos. É por isso que a definição de métricas é tão importante, já que ela é quem vai indicar como anda o processo.

Sendo assim, a avaliação das métricas deve desencadear a otimização de processos, mesmo que os resultados iniciais já estejam dentro do esperado. Esse esforço feito de maneira continuada garante que a empresa se mantenha sempre relevante e muito competitiva, gerando uma melhora nos resultados logísticos como um todo.

Outra questão importante é que as métricas devem ser avaliadas no período certo. Fazer uma avaliação apenas anual leva à perda de dinamismo e reatividade, mas a avaliação diária de alguns dados impede que os resultados de certas modificações comecem a aparecer. Por isso, tão importante quanto saber o que acompanhar é saber o tempo certo de cada métrica.

A metodologia de lean logistics consiste em criar uma logística com o mínimo de desperdício possível, tornando-se mais eficiente e com maior valor percebido pelos clientes. Nesse sentido, é preciso se apoiar nos princípios da manufatura enxuta, fazer um planejamento logístico e acompanhar as métricas para otimizar os resultados. Ao final, o objetivo deve ser a lucratividade e, tão importante quanto, o ganho em competitividade.

fonte: http://www.itsgroup.com.br